市级各有关部门、各区政务服务局：

　　为规范乌海市一体化在线政务服务平台电子材料管理工作，确保电子材料的真实、完整、有效和安全，我局研究制定了《乌海市一体化在线政务服务平台电子材料管理制度（暂行）》，现印发给你们，请遵照执行。

　　乌海市行政审批和政务服务局        

　　2023年2月15日                 

乌海市一体化在线政务服务平台电子材料管理制度（暂行）

第一章  总则

　　第一条  为规范乌海市一体化在线政务服务平台（以下简称政务服务平台）电子材料管理工作，确保电子材料的真实、完整、有效和安全，根据《国务院关于在线政务服务的若干规定》《电子文件管理暂行办法》等规定，结合本市实际，制定本制度。

　　第二条  本制度所称政务服务管理机构，是指代表本级人民政府协调、指导和监督本级政务服务工作的机构。政务服务机构，是指政务服务机构和其他负有政务服务职责的机构。政务服务，是指政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。

　　本制度所称政务服务电子材料，是指政务服务机构在履行职责过程中通过政务服务平台形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成。

　　本制度所称的电子材料管理，是指政务服务机构对在政务服务平台上形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的电子材料进行管理的活动。

　　本制度所称政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子材料。

　　第三条  乌海市各级政务服务机构在政务服务平台上的电子材料管理，适用本制度。

　　第四条  除法律、行政法规另有规定外，加盖电子印章的电子材料可以作为办理政务服务事项的依据。各级政务服务部门应优先使用电子材料，逐步实现电子材料替代纸质材料。已在线收取申请材料或通过部门间共享能获取规范化电子材料的，不得要求申请人重复提交纸质材料。

　　第五条  在政务服务平台上办结归档的电子材料是政务服务机构依法履行职能的重要凭证，是国家档案信息资源的重要组成部分。来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子材料，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。

　　政务服务平台电子材料管理应当遵循以下原则：

　　（一）统一规划。将电子材料管理工作纳入政务服务平台总体规划，实行统筹规划和统一标准、流程等进行规范管理。

　　（二）全程管理。政务服务平台电子材料的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理，确保电子材料运行实现连续性、安全性、可控性。

　　（三）高效服务。发挥电子材料高效、便捷的优势，通过政务服务平台等渠道提供分层次、分类别的共享利用。

　　（四）确保安全。采取有效技术手段和管理措施，确保政务服务平台电子材料真实、完整、有效和安全。

　　第六条  政务服务平台电子材料管理职责分工：

　　（一）市、区政务服务管理机构分级负责政务服务平台电子材料管理工作的组织领导，协调解决有关重大问题，提供相应技术支持和服务，督促检查各级政务服务机构工作落实情况，会同档案行政主管部门统筹协调电子材料管理工作。

　　（二）各级政务服务机构按照有关法律法规规定，负责各自职责范围内的政务服务平台电子材料的形成、办理、归档、移交、保管、利用等工作。

　　（三）各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子材料归档和电子档案管理工作，审查政务服务电子材料归档范围和档案保管期限，会同有关部门研究制定相关规章制度和标准规范。

　　（四）各级档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统，保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

第二章  形成与办理

　　第七条  市级政务服务管理机构应当按照《电子文件管理暂行办法》等有关规定，建设和完善政务服务平台电子材料的形成、办理、归档、数据交换等基本功能模块，并实现安全、可靠、有效运行。政务服务机构在政务服务平台外自行建设的、与政务服务平台以数据交换方式连接的电子政务系统，其功能需求、办理流程、数据标准等应与政务服务平台相衔接，并按规定向政务服务平台汇交电子材料。

　　第八条  政务服务机构应当按照机构编制部门审核公布的行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录和运行流程等要求，对本单位在政务服务平台上办理事项的材料递交、办理、制作和留存等作出具体规定，确保电子材料的真实、完整、有效、安全。

　　第九条  在政务服务平台上申请、受理、办理、办结、送达等办理事项过程中形成、获取的电子材料，应当采用符合标准规范的文件存储格式，并根据信息化发展的需要，动态调整相应的文件存储格式和技术支撑，确保能够被长期有效读取。

　　第十条  政务服务平台电子材料的形成、办理等过程，一般采用网上在线运行方式，法律法规另有规定的除外。采用网上在线运行方式的，应当符合国家法律法规对电子材料的原件形式和标准规范要求。政务服务机构通过政务服务平台办结归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子材料，与纸质文书具有同等法律效力。

　　第十一条  政务服务平台电子材料形成、办理、归档等过程中，应当按照《电子文件管理暂行办法》规定和其他相关技术、管理和数据标准规范执行，并采用时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施，确保其信息真实、内容完整、可靠安全并形成记录。

第三章  归档与移交

　　第十二条  政务服务机构应当按照国家有关文件材料归档范围和保管期限的规定，制定本单位政务服务平台电子材料的归档范围和保管期限要求，并报同级档案行政主管部门审核确定。对属于归档范围的政务服务平台电子材料，政务服务机构应当依据有关规定，标明其可共享利用的范围及条件。政务服务平台电子材料一般按办理事项确定保管期限；对于凭证性电子材料，其保管期限不得低于行政管理、诉讼、审计等活动所需要的追溯年限。

　　第十三条  政务服务机构应当对本单位在政务服务平台上运行并具有保存价值的电子材料及时进行归档，定期导入相应的电子材料管理系统，并由本单位档案部门负责管理。政务服务平台电子材料一般以办理事项为基本单位进行归档管理。

　　第十四条  归档的政务服务平台电子材料应当满足可长期保存的要求，各级政务服务管理机构要加强技术指导和服务保障，确保电子材料在脱离政务服务平台归档后能够被正确读取和使用。文字、图表、图像、音频、视频、数据库等政务服务平台电子材料的归档格式，按照国家有关标准规范执行；在政务服务平台上以数据库信息临时抽取组合方式显示的电子材料，归档时以PDF、OFD、XML、HTML等通用格式保存。以数据链接形式存放的政务服务平台电子材料，归档时需下载保存原发布单位的实际电子材料。

　　第十五条  政务服务平台电子材料归档采取实时归档和定期归档相结合的方式。政务服务平台电子材料的形成、办理等人员应在电子材料办结后实时归档，并按国家有关规定向本单位档案部门定期报送归档。

　　第十六条  政务服务机构一般应通过本级国家综合档案馆电子材料统一平台，对政务服务平台办结的电子材料进行归档移交和集中管理，并按标准规范做好分类、整理、存储、封装、鉴定、检测等工作。政务服务机构自行开发的电子材料归档管理系统，功能需求应符合同级档案行政主管部门的标准规范，并做好与本级国家综合档案馆电子材料统一平台的技术对接。政务服务平台电子材料归档、移交、保管、利用等具体业务标准规范按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等相关国家标准执行。

　　第十七条  对属于国家综合档案馆接收范围的政务服务平台归档电子材料，政务服务机构应当按照《电子档案移交与接收办法》的要求，自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，经同级档案行政主管部门同意，可适当延长移交时间；对涉密电子档案的移交时间，按保密管理有关规定和程序报经批准后另行实施。经同级国家综合档案馆同意，政务服务机构可在政务服务平台电子材料向本单位档案部门实时和定期归档的同时，开展移交进馆工作，并在规定时限内办理移交进馆手续。

第四章  安全保管与共享利用

　　第十八条  政务服务机构应当建立健全政务服务平台电子材料安全保管各项规章制度，按照国家信息安全等级保护标准建立安全防护体系，配备必要的信息安全设施设备，推进数字档案室标准化建设。政务服务机构应当加强对在政务服务平台上办结归档的电子材料的安全保管，严格按照档案登记备份管理要求开展档案登记备份工作，并做好日常检查、迁移、鉴定、到期销毁等工作。

　　第十九条  政务服务机构应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》（国务院令第492号）和档案、保密、信息安全、知识产权保护、网络安全等法律法规规定，认真履行信息公开的主体责任，做好政务服务平台归档电子材料的信息公开、开放鉴定等工作，保证电子材料得到方便快捷的共享利用。

　　第二十条  在政务服务平台上形成的电子材料坚持以共享利用为常态、以不共享利用为例外的原则。政务服务机构应当按照办理事项，对本单位在政务服务平台上形成的电子材料进行逐项梳理，按照省有关规定，明确其共享利用的范围和条件。属于共享利用范围的政务服务平台电子材料，未经市大数据中心同意，不得擅自对原共享利用范围作出限制性规定或变更属性。

　　第二十一条  对属于共享利用范围的政务服务平台电子材料，政务服务机构应当按照《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行制度的通知》和《乌海市政务信息资源共享管理暂行办法》有关规定，拓宽利用渠道，促进共享利用。政务服务机构已移交进馆的政务服务平台电子材料，由各级国家综合档案馆根据确定的共享利用范围和属性，通过电子材料统一平台或其他渠道提供共享利用。

第五章  考核与监督

　　第二十二条  政务服务机构应当制定本单位政务服务平台电子材料管理工作的各项制度规定和责任分工，确保责任到岗到人。

　　第二十三条  加强对政务服务平台电子材料管理工作的考核监督，各级政务服务管理机构会同档案行政主管部门组织开展工作检查，对政务服务平台电子材料管理工作进行评估和通报。

第六章  附则

　　第二十四条  各区政务服务管理机构可根据本制度，制定本级政务服务平台电子材料管理工作实施制度。

　　第二十五条  具有公共管理和服务职能的公共企事业单位通过政务服务平台形成的电子材料的管理，参照本制度执行。

　　第二十六条  本制度自发布之日起施行。